María Gordo, gerente de Trinum.

Trinum incluye en su catálogo una nueva herramienta de su partner Ricoh que facilita la gestión documental a las empresas. A través de DocuWare, propone una forma de administrar, almacenar y controlar el flujo de archivos e imágenes digitales en una localización centralizada. Entre los beneficios que aporta se encuentran el ahorro de tiempos de búsqueda de la información de hasta el 75%, la reducción del espacio, ya que se trata de una solución en la nube, y el aumento de la productividad, “junto a un retorno de la inversión de más del 40% en un año”, explica María Gordo, gerente de esta firma vallisoletana.

DocuWare es capaz de capturar y organizar documentos, acceder y ver estos archivos desde cualquier dispositivo, actualizarse de forma continua, integrarse con el ERP de la empresa y ser personalizable. Al ser una herramienta modular, dependiendo del requerimiento de la gestión de la información, da respuesta a necesidades como factura-proveedor, disponer de expedientes de cliente o facilitar la gestión de recursos humanos, entre otros. “Las ventajas de DocuWare Cloud son su acceso en todo momento y lugar; la seguridad, ampliable según los requerimientos de la empresa; que no precisa instalación; a lo que se suma que nuestros especialistas se hacen cargo de su mantenimiento”, asegura la responsable de Trinum, que impulsa en la actualidad su campaña #Compromisopymes, que tiene como objetivo acompañar a los negocios en su transformación digital. “Es por ello que nos hemos certificado en DocuWare y contamos con toda la estructura, tecnología y conocimiento de nuestro partner Ricoh”, añade.

Operar en remoto

A su juicio, este proceso empresarial se está acelerando en la actual coyuntura ante la necesidad de disponer de un entorno laboral que permita operar en remoto a la hora de gestionar archivos, realizar aprobaciones y firmar documentos. “La digitalización está dando forma a nuestra forma de trabajar: emails, videoconferencias, transacciones online o almacenamiento en la nube, entre otros, que está alterando los modelos tradicionales de negocio. Todos los sectores se han visto abocados al cambio, como el industrial, la distribución, el transporte o la construcción. Esta adaptación no entiende de tamaños, aunque son las empresas con una dimensión que oscila entre los diez y los 100 empleados las que se enfrentan a un reto mayor”, indica Gordo.

Más información en el número de diciembre de la revista Castilla y León Económica